Política de tratamiento de datos

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, TEXTILES OMNES S.A. adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales o laborales de la empresa.

1. OBJETIVO:

La presente Política tiene como objetivo establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por TEXTILES OMNES S.A.

2.ALCANCE:

La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales presentada a continuación, se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de TEXTILES OMNES S.A., considerado como responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales.

3. OBLIGACIONES:

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para TEXTILES OMNES S.A. 

Del mismo modo, las contrapartes de las cuales se obtiene la información tendrán el deber de proporcionar información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible

4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

TEXTILES OMNES S.A., sociedad comercial legalmente constituida, identificada con NIT 891.400.379-5, con domicilio principal en la Carrera 16 No. 36-98, Dosquebradas, Risaralda – Colombia.

Teléfonos: +57 (06) 3228333.

Correo electrónico:  servicioalcliente@textilesomnes.com

Sitio web: www.textilesomnes.com

Para efectos de operación interna en tratamiento de datos, la sociedad ha designado esta función al jefe de Control interno.

5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS:

Con base es lo establecido en la Ley 1581 de 2012, en su artículo 4, se enuncian los principios o reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que orientan el tratamiento de datos personales:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo en el SIG con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le correspondan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

Los datos personales, a excepción de la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, a no ser que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de esta.

6.TRATAMIENTO Y FINALIDAD

TEXTILES OMNES S.A. actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades:

Generales:

  • Controlar el acceso a las oficinas de TEXTILES OMNES S.A. y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas.
  • Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades judiciales o administrativas, que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.
  • Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
  • Búsquedas y validaciones en las centrales de riesgo relacionadas con la comisión de delitos LAFT y delitos fuentes, así como de relacionamiento con los delitos de soborno trasnacional y corrupción.
  • Trasmisión y transferencia de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos de acuerdo con las disposiciones legales vigentes y con las finalidades definidas en el presente documento.

Respecto a los datos personales de nuestros Clientes y Proveedores:   

  • Para cumplir las obligaciones contraídas por TEXTILES OMNES S.A. con sus Clientes al momento de adquirir nuestros productos.
  • Para el fortalecimiento de las relaciones con sus Clientes y proveedores, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio.
  • Para conocer el comportamiento financiero, comercial y crediticio en relación con el cumplimiento de las alianzas comerciales y contractuales, así como la consulta y reporte en centrales de riesgos financieras cuando ello aplicare.

Respecto a los datos personales de nuestros empleados:  

  • Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.
  • Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de TEXTILES OMNES S.A., tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.

Respecto a los datos personales de nuestros accionistas: 

  • Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de TEXTILES OMNES S.A.
  • Para el pago de dividendos.
  • Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los accionistas para las finalidades anteriormente mencionadas.

7. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES:

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, TEXTILES OMNES S.A informará al Titular:

  • Que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
  • Cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

Para los colaboradores y los datos sensibles que sean necesarios o exigibles para el cumplimiento de políticas internas; siempre y cuando no vulneren sus derechos fundamentales de los mismos; se informará sobre la necesidad y finalidad del dato sensible, más no será objeto de supresión bajos solicitud del titular del dato.

Adicionalmente, TEXTILES OMNES S.A tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza. Para este fin, TEXTILES OMNES S.A ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas contenidas en su Manual de Políticas y Procedimientos, de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores y clientes.

8.TRANSFERENCIA DE DATOS

Como responsable del tratamiento de datos, TEXTILES OMNES S.A. establece la prohibición sobre la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos, excepto si:

  1. Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la
  2. Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
  3. Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
  4. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
  5. Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.

9. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de la información tienen los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar los datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización de Tratamiento otorgada.
  3. Ser informado respecto del uso que TEXTILES OMNES S.A. les ha dado a los datos personales.
  4. Presentar ante los organismos de control correspondientes, quejas por infracciones a lo dispuesto en la normativa vigente y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales a las políticas de tratamiento de datos (si es mayor a esta cantidad deberán asumir costos de envío y/o reproducción).
  6. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
  7. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
  8. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

10.DEBERES DEL ENCARGADO Y RESPONSABLE DE TRATAMIENTO DE DATOS

  1. Suministrar información acerca de la existencia de datos que le conciernan al titular de los datos y que han solicitados por los medios autorizados por la compañía.
  2. Garantizar que el tratamiento de datos según la presente política sea autorizado de manera expresa por el titular de los mismos o el encargado autorizado según la normatividad legal vigente y que sea impartida mediante la Superintendencia de industria y comercio encargada de la misma.
  3. Garantizar que los registros obtenidos en el tratamiento de datos se encuentran protegidos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  4. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en las que se almacenen datos personales, empleando medidas de seguridad razonables.
  5. Guardar máxima confidencialidad respecto de los tratamientos de datos personales a los que tenga acceso en virtud de la relación contractual que las une.
  6. Realizar tratamiento exclusivamente para las finalidades autorizadas por el titular de los datos.
  7. Cumplir con todas las obligaciones que resulten a su cargo, en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales, según el caso.
  8. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.
  9. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  10. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  11. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  12. El responsable del tratamiento de datos deberá rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  13. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  15. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  16. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  17. Realizar el registro anual en la Superintendencia de industria y comercio, de acuerdo a los plazos y políticas establecidas para tal fin; así como los registros ocasionales que puedan surtir por los cambios sustanciales a las bases de datos personales.
  18. Comunicar los cambios referidos a la identificación del responsable y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización al Titular antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento.
  19. Los responsables deberán solicitar la autorización de los titulares para continuar con el Tratamiento de sus datos personales del modo previsto en la normatividad, a través de mecanismos eficientes de comunicación, así como poner en conocimiento de estos sus políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos.

Si los mecanismos imponen al responsable una carga desproporcionada o es imposible solicitar a cada Titular el consentimiento para el Tratamiento de sus datos personales y poner en su conocimiento las políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos, TEXTILES OMNES S.A. podrá implementar mecanismos alternos tales como diarios de amplia circulación nacional, diarios locales o revistas, páginas de Internet del responsable, carteles informativos, entre otros, e informar al respecto a la Superintendencia de Industria y Comercio, dentro de los cinco (5) días siguientes a su implementación.

Si en el término de treinta (30) días hábiles, contado a partir de la implementación de cualesquiera de los mecanismos de comunicación descritos, el Titular no ha contactado con la compañía  para solicitar la supresión de sus datos personales, TEXTILES OMNES S.A. podrá continuar realizando el Tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades indicadas en la política de Tratamiento de la información, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.

11. ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS:

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, TEXTILES OMNES S.A. presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

  • Canales a través de los cuales puede ejercer derechos: El Titular podrá utilizar el sistema de correspondencia de TEXTILES OMNES S.A., mediante correo electrónico a la dirección servicioalcliente@textilesomnes.com o a través de atención personalizada en la Carrera 16 No. 3698, Dosquebradas, Risaralda – Colombia.
  • Área Responsable de atención de quejas, reclamos, felicitaciones y sugerencias: El seguimiento y control de la atención de estos casos, es responsabilidad del área de Tecnología de TEXTILES OMNES S.A. mediante los canales indicados en el punto anterior.

11.1 Procedimientos para conocimiento, actualización, supresión, revocación y rectificación:

El titular, causahabiente. Representante legal o apoderado podrá solicitar a través de los canales de contacto nombrados anteriormente, la actualización, supresión, revocación y rectificación de la información y/o efectuar consultas o reclamos relacionados con su información.

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

  • Nombre completo y apellidos
  • Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto)
  • Medios para recibir respuesta a su solicitud
  • Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
  • Documentos que soporten la petición (si aplica)
  • Firma (si aplica) y número de identificación.

TEXTILES OMNES S.A. validará la identificación, analizará, clasificará y emitirá la respuesta a la solicitud en los tiempos establecidos en la ley, y será enviada a través del medio por el cual se recibe la solicitud o por el medio que el titular especifique en su comunicación. La supresión de datos personales y/o revocación de autorización para tratamiento de la información no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de TEXTILES OMNES S.A.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

En caso de que el requerimiento resulte incompleto en cuanto a sus requisitos, el solicitante será requerido para que dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del requerimiento subsane sus omisiones. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha en que el solicitante fue requerido para subsanar su petición sin obtener la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

Así mismo, se insertará la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal; cuando la solicitud sea realizada por ente judicial.

El término máximo para atender la solicitud será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Si no fuere posible responder algún requerimiento en razón de su complejidad, se informará al solicitante el motivo por el cual no es posible responder dentro del término fijado por la normativa vigente. Cuando se notifique sobre la imposibilidad de responder en el término inicialmente señalado, deberá informársele al solicitante la fecha en la que se responderá el requerimiento, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

Si la reclamación realizada por el titular de los datos de deba al compromiso de la seguridad e integridad de la información se informará a la entidad que sea autoridad sobre las posibles violaciones que se hayan materializado y el posible alcance de los mismos.

12. VIGENCIA

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 17 de junio de 2024.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.