Data processing policy

In compliance with the provisions of Statutory Law 1581 of 2012 and its Regulatory Decree 1377 of 2013, TEXTILES OMNES S.Aadopts this policy for the processing of personal data, which will be communicated to all data subjects whose data has been collected or may be collected in the future in the course of the company’s commercial or labor activities.

1. OBJECTIVE

This Policy aims to establish the criteria for the collection, storage, use, circulation, and deletion of personal data processed by TEXTILES OMNES S.A.

2. SCOPE

The following Personal Data Processing and Protection Policy shall apply to all databases and/or files containing personal data that are subject to processing by TEXTILES OMNES S.A, as the entity responsible for and/or in charge of such processing.

3. OBLIGATIONS

This policy is mandatory and strictly binding for TEXTILES OMNES S.A.

Likewise, the counterparties from whom the information is obtained shall be obliged to provide truthful, complete, accurate, updated, verifiable, and understandable information proporcionar información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible

4. DATA CONTROLLER

TEXTILES OMNES S.A., a legally incorporated commercial company, identified with NIT 891.400.379-5, with its principal place of business at Carrera 16 No. 36-98, Dosquebradas, Risaralda – Colombia.

Phone: +57 (06) 3228333.

Email* servicioalcliente@textilesomnes.com

Website: www.textilesomnes.com

For internal data processing operations, the company has assigned this function to the Head of Internal Control. de Control interno.

5. PRINCIPLES FOR DATA PROCESSING

Based on Law 1581 of 2012, Article 4, the following fundamental principles guide personal data processing:

Principle of Legality: Processing must comply with the law and its regulations. El Tratamiento a que se refiere la ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principle of Purpose Processing must pursue a legitimate purpose, informed to the Data Subject.

Principle of Freedom: Processing requires prior, express, and informed consent from the Data Subject.

Principle of Accuracy/Quality: Information must be truthful, complete, accurate, updated, verifiable, and understandable. Partial, incomplete, misleading, or errorinducing data are prohibited.

Principle of Transparency: The Data Subject has the right to obtain information about their data at any time.

Principle of Restricted Access and Circulation: Processing is subject to limits arising from the nature of the data, the law, and the Constitution. Data shall only be available to authorized persons.

Los datos personales, a excepción de la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, a no ser que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Principle of Security: Data must be managed with technical, human, and administrative measures to prevent unauthorized or fraudulent access, loss, or alteration.

Principle of Confidentiality: All persons involved in Processing must maintain confidentiality, even after ending their relationship with the data-processing activity.

6. DATA PROCESSING AND PURPOSES

TEXTILES OMNES S.A. as the Data Controller, collects, stores, uses, circulates, and deletes personal data of individuals such as employees, their relatives, shareholders, customers, distributors, suppliers, creditors, and debtors, for purposes including:

Generales:

Access control as TEXTILES OMNES S.A. and security in company facilities (including video surveillance).
Responding to inquiries, complaints, and claims from data subjects or authorities.
Contacting individuals by email or other means for operational, administrative, or commercial purposes
Risk checks and validations related to LAFT crimes, corruption, or transnational bribery. delitos fuentes, así como de relacionamiento con los delitos de soborno trasnacional y corrupción.
Transmission and transfer of data to third parties with whom the company has contracts for commercial, administrative, marketing, or operational purposes. comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos de acuerdo con las disposiciones legales vigentes y con las finalidades definidas en el presente documento.

Customers and Suppliers:

Fulfillment of contractual obligations for TEXTILES OMNES S.A. con sus Clientes al momento de adquirir nuestros productos.
Strengthening of relationships through relevant information, order processing, and service quality evaluation.
Financial, commercial, and credit assessments, including reporting to financial risk centers when applicable. de las alianzas comerciales y contractuales, así como la consulta y reporte en centrales de riesgos financieras cuando ello aplicare.

Employees

Recruitment, selection, background verification, and security studies.
HR management activities such as payroll, social security affiliations, occupational health, and disciplinary procedures. TEXTILES OMNES S.A., tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.

Shareholders:

Inform that authorization is not mandatory of TEXTILES OMNES S.A.
Dividend payments
Communication for corporate purposes.

7. PROCESSING OF SENSITIVE DATA

Sensitive data processing is prohibited unless expressly and lawfully authorized by the Data Subject, in line with Article 6 of Law 1581 of 2012. The company will:

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, TEXTILES OMNES S.A informará al Titular:

Inform that authorization is not mandatory.
Identify which data are sensitive and their purpose.

Para los colaboradores y los datos sensibles que sean necesarios o exigibles para el cumplimiento de políticas internas; siempre y cuando no vulneren sus derechos fundamentales de los mismos; se informará sobre la necesidad y finalidad del dato sensible, más no será objeto de supresión bajos solicitud del titular del dato.

Adicionalmente, TEXTILES OMNES S.A tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza. Para este fin, TEXTILES OMNES S.A ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas contenidas en su Manual de Políticas y Procedimientos, de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores y clientes.

8. DATA TRANSFER

Como responsable del tratamiento de datos, TEXTILES OMNES S.A. establece la prohibición sobre la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos, excepto si:

Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la
Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.

9. RIGHTS OF DATA SUBJECTS

Data subjects have the right to:

Know, update, rectify, suppress, and revoke their data.
Request proof of consent.
Be informed of data use for TEXTILES OMNES S.A. les ha dado a los datos personales.
File complaints with oversight authorities.
Access data free of charge at least once per month or upon substantial policy changes., al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales a las políticas de tratamiento de datos (si es mayor a esta cantidad deberán asumir costos de envío y/o reproducción).
Refuse to provide sensitive data.
Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

10. DUTIES OF DATA CONTROLLER AND PROCESSOR

Suministrar información acerca de la existencia de datos que le conciernan al titular de los datos y que han solicitados por los medios autorizados por la compañía.
Garantizar que el tratamiento de datos según la presente política sea autorizado de manera expresa por el titular de los mismos o el encargado autorizado según la normatividad legal vigente y que sea impartida mediante la Superintendencia de industria y comercio encargada de la misma.
Garantizar que los registros obtenidos en el tratamiento de datos se encuentran protegidos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en las que se almacenen datos personales, empleando medidas de seguridad razonables.
Guardar máxima confidencialidad respecto de los tratamientos de datos personales a los que tenga acceso en virtud de la relación contractual que las une.
Realizar tratamiento exclusivamente para las finalidades autorizadas por el titular de los datos.
Cumplir con todas las obligaciones que resulten a su cargo, en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales, según el caso.
La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
El responsable del tratamiento de datos deberá rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Realizar el registro anual en la Superintendencia de industria y comercio, de acuerdo a los plazos y políticas establecidas para tal fin; así como los registros ocasionales que puedan surtir por los cambios sustanciales a las bases de datos personales.
Comunicar los cambios referidos a la identificación del responsable y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización al Titular antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento.
Los responsables deberán solicitar la autorización de los titulares para continuar con el Tratamiento de sus datos personales del modo previsto en la normatividad, a través de mecanismos eficientes de comunicación, así como poner en conocimiento de estos sus políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos.

Si los mecanismos imponen al responsable una carga desproporcionada o es imposible solicitar a cada Titular el consentimiento para el Tratamiento de sus datos personales y poner en su conocimiento las políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos, TEXTILES OMNES S.A. podrá implementar mecanismos alternos tales como diarios de amplia circulación nacional, diarios locales o revistas, páginas de Internet del responsable, carteles informativos, entre otros, e informar al respecto a la Superintendencia de Industria y Comercio, dentro de los cinco (5) días siguientes a su implementación.

Si en el término de treinta (30) días hábiles, contado a partir de la implementación de cualesquiera de los mecanismos de comunicación descritos, el Titular no ha contactado con la compañía para solicitar la supresión de sus datos personales, TEXTILES OMNES S.A. podrá continuar realizando el Tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades indicadas en la política de Tratamiento de la información, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.

11. REQUESTS, COMPLAINTS, AND CLAIMS HANDLING

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, TEXTILES OMNES S.A. presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Canales a través de los cuales puede ejercer derechos: El Titular podrá utilizar el sistema de correspondencia de TEXTILES OMNES S.A., mediante correo electrónico a la dirección servicioalcliente@textilesomnes.com o a través de atención personalizada en la Carrera 16 No. 3698, Dosquebradas, Risaralda – Colombia.
Área Responsable de atención de quejas, reclamos, felicitaciones y sugerencias: El seguimiento y control de la atención de estos casos, es responsabilidad del área de Tecnología de TEXTILES OMNES S.A. mediante los canales indicados en el punto anterior.

11.1 Procedimientos para conocimiento, actualización, supresión, revocación y rectificación:

El titular, causahabiente. Representante legal o apoderado podrá solicitar a través de los canales de contacto nombrados anteriormente, la actualización, supresión, revocación y rectificación de la información y/o efectuar consultas o reclamos relacionados con su información.

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

Nombre completo y apellidos
Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto)
Medios para recibir respuesta a su solicitud
Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
Documentos que soporten la petición (si aplica)
Firma (si aplica) y número de identificación.

TEXTILES OMNES S.A. validará la identificación, analizará, clasificará y emitirá la respuesta a la solicitud en los tiempos establecidos en la ley, y será enviada a través del medio por el cual se recibe la solicitud o por el medio que el titular especifique en su comunicación. La supresión de datos personales y/o revocación de autorización para tratamiento de la información no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de TEXTILES OMNES S.A.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

En caso de que el requerimiento resulte incompleto en cuanto a sus requisitos, el solicitante será requerido para que dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del requerimiento subsane sus omisiones. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha en que el solicitante fue requerido para subsanar su petición sin obtener la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

Así mismo, se insertará la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal; cuando la solicitud sea realizada por ente judicial.

El término máximo para atender la solicitud será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Si no fuere posible responder algún requerimiento en razón de su complejidad, se informará al solicitante el motivo por el cual no es posible responder dentro del término fijado por la normativa vigente. Cuando se notifique sobre la imposibilidad de responder en el término inicialmente señalado, deberá informársele al solicitante la fecha en la que se responderá el requerimiento, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

Si la reclamación realizada por el titular de los datos de deba al compromiso de la seguridad e integridad de la información se informará a la entidad que sea autoridad sobre las posibles violaciones que se hayan materializado y el posible alcance de los mismos.

12. VALIDITY

This Personal Data Processing Policy is effective as of June 17, 2024. Databases will remain active as long as data is required for the described purposes. Once those purposes are fulfilled, and absent any legal or contractual obligation, the data will be deleted.

Databases will remain active as long as data is required for the described purposes. Once those purposes are fulfilled, and absent any legal or contractual obligation, the data will be deleted. una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.